信息公开指南 
 信息公开制度 
 信息公开年度报告 
 基本情况 
 招生就业 
 资产财务 
 人事师资 
 组织工作 
 教学质量 
 学生管理 
 学风建设 
 纪检审计 

招标工作

当前位置: 首页 >> 信息公开 >> 资产财务 >> 招标工作 >> 正文

陕西艺术职业学院物资设备招标采购管理办法

时间:2017-11-20   来源:   阅读:次   作者:

第一章总则

   第一条为了规范我院物资设备采购管理工作,提高采购资金的使用效益,完善物资设备采购管理监督机制,保证物资设备采购管理工作规范、高效、廉洁运行,根据陕教规范【201512号《陕西省高等学校国有资产管理办法(试行)》及陕教监【20112号《陕西省高等院校物资设备采购管理办法》有关法规,结合我院实际,特制定本办法。

   第二条本办法所指物资设备包括后勤服务、教学科研、图书资料、办公等使用的各类物资设备。

   第三条采购活动必须遵守国家法律、法规。各业务主管部门和监督部门都要自律规范,各尽其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。    

   第四条参与采购活动的工作人员都要以对学院利益高度负责的精神,力求节约,反对浪费。廉洁、高效履行职责。

   第五条各项采购工作均要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,选定符合使用要求、性价比较高的物资设备。

   第六条采购工作程序应注意积极引进市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学院利益出发,本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。    

第二章采购组织机构的设立及职责

第七条学院成立“物资采购领导小组”,负责物资设备采购管理、招投标管理、资金管理、监督、审计和物资设备使用等。物资采购领导小组由分管国有资产院长、国资处、财务处、纪检部门和审计部门共同组成。

第八条 凡采购金额达3万元以上的各项采购活动,都应由学院物资采购组来负责。

采购组是由学院各处、系组建的临时性工作机构,实行组长协调下的部门代表分工负责制,是学校物资采购领导小组下设的办事机构,在学院物资采购领导小组的领导下开展工作。

第九条采购组工作具体权限和范围为:

采购组组长一般由国资处任组长单位,负责组织协调各成员单位开展工作。主要成员由国资处、纪检、审计处、财务处、物资使用单位组成。对于专业技术较强的采购,可聘请社会专业技术人员参加。

第十条 采购组的主要任务是:审查购置计划,编制采购任务书;组织招标采购(公开招标、邀请招标、询标竞价);审验资证,筛选方案,初选公司,并组织市场考察;组织商务谈判,确定合作伙伴,签订采购合同,监督采购过程。

第十一条 采购组成员的职责和权利

采购组成员独立履行本办法要求的职责,对本部门或本单位负责。参与采购活动的成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应责任。各部门及其代表主要职责:

1、国资处是负责学院物资采购管理的职能部门,对相关物资设备采购工作业务总体负责。主要职责是:负责拟订采购工作方案并具体组织实施采购工作的各个环节;负责组织或委托组织招标;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购组提交采购资源信息;落实采购组决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;组织所购物资设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作;对采购标的总体质量和价格情况承担主要责任。

2、监察部门:参与拟订采购工作方案;监督采购组依据国家法规和学院相关制度正确履行工作程序及职责:根据需要参与相关验收工作;监督检查合同履行情况;建立采购成果档案;就采购组工作情况和成果向学院提交《物资设备专项采购监察报告》。

3、审计部门:参与5万元以上涉及工程量核算的物资设备的采购活动;对中标的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任;参与相关验收工作。

4、财务部门:负责财政年度采购项目及资金的计划和管理,落实采购项目的经费到款。对学院确定购置物资设备的计划项目,要合理安排好资金,对采购活动的计划资金使用负责。根据需要参与5万元以上物资设备的采购活动。

5、用户单位:对标的物的使用功能和产品质量性能负责;有权对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议;参与相关验收工作。技术专家:对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

6、其它部门:参与相关的采购招标工作,对采购工作小组决议承担相应责任。

   第十二条采购组评标、谈判等议事规则。

1、以满足设计和使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。

2、投标报价口径一致,质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。    

3、在质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下,优先考虑有信誉的老客户。

4、采购组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。小组决议会签完成认定有效。

第三章采购活动的运作方式

   第十三条物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、认质认价、商务关系延续及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标为招标采购;竞争性谈判、单一来源采购、询价、认质认价、商务关系延续及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标采购。

   (一)公开招标。公开招标是指按照国家有关法规和规定的程序,采购组以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。

   (二)邀请招标。邀请招标是指按照采购组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备,采用邀请招标方式采购。

1、具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2、采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

   (三)竞争性谈判。符合下列情形之一的物资设备,可以采用竞争性谈判方式采购。

1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的:

2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4、不能事先计算出价格总额的。

   (四)单一来源采购。符合下列情形之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购。

1、只能从唯一供应商处采购的;

   2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

   3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

   (五)询价。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

(六)认质认价:依据采购计划委托承包单位实施采购活动的采购模式。采取认质认价工作模式时,业务主管部门应出具“认质认价通知单”,并以审定的《认质认价采购活动审定表》作为结算依据。国资处对物资设备的质量必须有明确的认定要求,认价要有考察或合同依据,并在入库前进行验收。《认质认价采购活动审定表》回签完成并由国资处签章后有效。国资处应注意随时掌握市场行情,及时调整认定价格。在价格市场平稳的市场背景下,可以参照固定资产账中近一年期间采购的同种商品较低采购价作为认价依据。

()商务关系存续:商务关系存续是指在最近期招标考察选定的基础上由国资处根据实际需要由原供应商继续提供某种物质设备的采购模式。对于预计累计年内续供货款达到5万元、国资处认为有必要保持与质量、价格、服务状况良好供应商的商务关系,继续由某家供应商提供物资设备,存续商务关系。存续关系时限不得超过两年。超过两年应按规定程序重新审定。

(八)政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

第十四条根据学院实际情况,

1、      凡采购金额达30万元以上的采购活动,原则上应委托教育厅认可的专业招标机构招标采购;

2、      对采购金额在10~30万元以下对质量及性能要求较高或价格弹性不大的物资设备,可采用邀请招标方式组织采购工作,学院临时设立邀请招标采购组,在学院信息资源库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价;

3、      对采购金额在10万元以内的物资设备,可采用询价方式组织采购工作。学院设立询价谈判采购组,以竞争性谈判、询价的方式进行。

第十五条招标采购活动应填写《招标采购活动备案表》;询价谈判采购活动应填写《询价谈判采购活动备案表》。

第十六条学院后勤服务、教学科研、图书资料、办公使用等各类物资设备的有关业务主管部门,应结合本部门职能特点,建立常用物资设备“采购资源信息库”。

   采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

第四章采购工作程序

   第十七条物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到设备验收归档止的工作程序,主要包括立项、邀请供应商、开标(或谈判)、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同审批和签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节。采购管理部门和单位要严格采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求。

   第十八条物资设备采购立项。我院各处室、系应根据实际需要,填报《物资设备采购立项审批表》,报院各分管院长办理有关立项手续。

   立项报告通常应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额、经费来源等。

   采购活动应当严格控制在立项审定的范围内。经费额度不得随意突破,不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况不得不变更调整时,必须事先征得主管校领导的同意。对于擅自突破采购计划的,学院追究业务主管部门主要领导的个人责任。

   第十九条邀请供应商。

在采购计划确定后,物资组及时以适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况好的供应商参与投标报价。凡采购金额在30万元及以上的采购项目,采购需求信息可采取国家或地方政府采购网公告、校园网发帖和校内公告等方式公开发布需求信息;10~30万元以下的采购项目,应采取多种方式采集供应商信息,可在信息资源库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度10万元以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商数目的13。一般情况下,应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式进行投标报价,保证运作过程公平、公正。

   第二十条供应商的资格审查及产品考察。

招标前,采购组应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。应根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

   第二十一条供应商选定。

   1、招标采购。招标采购项目应由采购组编写招标文件。招标文件一般应包括以下内容:对投标人的资格要求;标的名称、数量、规格型号;对标的的质量配置或材质要求;供货方式或工期要求;投标报价截止日期。

2、询价谈判。询价谈判应成立询价谈判采购工作小组,由三人以上单数组成。确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。一般情况下,应要求被询价供应商进行一次性报价。询价谈判组应根据采购需求,综合考虑质量、服务,按照合理最低价原则最终确定供应商,并将结果通知被询价的其它供应商。

   第二十二条合同谈判及草签。

   招标采购谈判应在监察人员参与下进行。谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。在采购组认为质量有保证的前提下,谈判人员认为有必要时,可实行开放式竞价机制。即向首选中标人和备选中标人之间二次竞价确定最终供应商。

   订立合同应严格履行规定的程序,一般应采取书面合同形式。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同形式由采购组根据实际情况确定。合同份额一般应至少一式四份,分交院办公室、国资处、财务处和供应商。校内管理复印件有效。

   第二十三条合同审批。

   物资设备采购合同都应填报《合同审批运行表》报批,经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。

   第二十四条合同实施。  

   合同履行由采购组和使用单位监督实施,如出现不能或不能完全履行时,采购组和使用单位应及时采取措施减少损失。

   经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款的,应形成补充合同;解除原有合同的,应报请终审同意。

   第二十五条物资设备验收。

   每项采购活动,货到入库前必须由采购组和使用单位根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收,填报《物资采购验收单》或《设备采购验收单》,并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时,应做退货处理。

   对于需要安装、施工的设备或物资,在竣工运转正常后,采购组应组织总体验收,并填报《物资设备采购施工竣工验收单》。

   第二十六条采购活动付款要与合同履约进展情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。财务部门办理物资设备采购付款手续时,必须以合同条款、汇签的《物资采购验收单》、《设备采购验收单》、《物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

   第二十七条物资设备采购过程中文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批表”、“招投标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同审批表”、“合同书”、“验收单”和“会议纪录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由国资处专人负责,“一事一卷”及时归档备案。

第五章纪律和监督

   第二十八条纪律要求。

   1、采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人说了算。

   2、参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。

   3、参与采购活动的工作人员不得私接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请。

   4、供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。

   第二十九条主要监督内容。

   1、采购审批或备案事项的执行情况;

   2、采购信息公告情况;

   3、采购方式、采购程序和评审专家使用情况;

   4、采购合同的订立和资金支付情况;

   5、对供应商询问和质疑的处理情况:

   6、有关法律、行政法规和规章制度的执行情况;

   7、采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

   第三十条学院监察部门对10万元以上物资设备采购实施过程监督;对采购金额在310万元的物资设备采购活动参与对供应商的考察选定。采购活动的监督方式由学院监察部门根据情况需要确定。

   第三十一条监察部门对大宗物资设备采购实行监察报告制度。在招标采购活动终结时,监察人员应在《招标采购活动备案表》的监察报告栏形成“监察报告”。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况,并对采购活动作出监察评议,提出监察建议或意见。

  第三十二条学院应定期对采购工作情况进行专项检查。专项检查工作组应以监察、审计、财务等部门为主干组成,检查内容由学院提出。

   第三十三条采购活动按照“谁的职责,谁签字;谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见,认定为“认同意见”。

   第三十四条对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学院规章制度,对国家和学院利益造成损失的,学院应追究有关责任人的责任。

   第三十五条凡因工作处置失当、失职、渎职对学院造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学院利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

附件:《物资设备采购立项审批表》

《招标采购活动备案表》

《询价谈判采购活动备案表》

《商务关系存续审定表》

《认质认价采购活动审定表》

《认质认价通知单》

《合同审批运行表》

《物资采购验收单》

《设备采购验收单》

《物资设备采购施工竣工验收单》

附表一            物资设备采购立项审批表

项目或设备名称

申请部门

注:此栏可填写立项报告内容摘要(包括:立项理由、预算依据、预算金额、经费来源等),立项报告正文及设备计划可附后

                                                     

项目负责人:

部门领导:

经费主管部门签章:

                 

技术专家签名

财务处处长签字:

                     

主管院领导签字:  

                   

财务主管院签字:  

                   

备注

附表二            

招标采购活动备案表项目单位:                                 开标时间:        

招标内容

招标方式

公开招标(  

邀请招标(  

开标地点

序号

投标单位名称

 

 

1

2

3

4

5

6

会议内容及结论

执笔人:                  

签名

参加会议人员签名

监审人员

注:15万元以上须有监审处人员参加。2、需进行考察的项目另外填写考察活动备案表。

附表三            

询价谈判采购活动备案表

项目名称:                                            编号:    

谈判内容

供应商名称

品牌

规格型号

数量

初次报价

最终报价

备注

谈判结论

                             

                           

                                   执笔人:            

签名

谈判人员签名

监审人员

备注

附表四            

商务关系存续审定表

原合同编号                               存续合同编号:

供货单位

陕西华业科技资讯有限公司

合同内容

多媒体购置

合同金额

                     

存续理由及谈判情况报告

   (填写拟定供应商自最近一次中标以来,在我院持续供货时间、供货数量、质量、服务等业绩情况、目前同类产品的市场价位情况、本次采购数量计划及质量要求、谈判情况等内容)

       

参与谈判单位及人员意见

签名及时间

项目单位

国资部门

纪审处

附表五                

认质认价采购活动审定表

                                             编号:      

项目名称

施工单位

项目单位

序号

物资名称

规格型号

供货数量

最终认价

供应商

验收质量

项目负责人意见及签名:

   

项目单位意见及签章:

                       

设备材料采购部门意见及签章:

                           

国资部门审定意见及签章:

                           

监审部门意见及签章

                                                                 

注:此表填报必须以《认质认价通知单》为论据,并作为单价决算的唯一论据。

附表六                      

认 质 认 价 通 知 单

                                                               编号:

项目名称

项目单位

施工单位

项目负责人

认定情况及意见

(填写采购询价方式、考察情况或认质认价合同依据和理由等)

序号

物资名称

规格型号

品牌

质量要求

数量

预算单价

认定  单价

参与单位及人员

项目单位

施工单位

业务主管

国资处

审计处

备注

附表七            

物资采购验收单

项目名称

项目单位

施工单位

项目负责人

序号

设备名称

规格型号

数量

安装部位

验收内容

设备及附件数量、规格型号是否与订货要求相符

设备、附件及资料是否完好

设备性能指标是否符合投标文件和合同规定

设备运行(使用)是否正常

施工质量及其它情况

验收结论及意见

验收签名

       

       

使用单位

国资

主管部门

财务处

建设单位

审计处

                          (一式四份)                    

附表八  

设 备 采 购 验 收 单

单位:_________院、系(处)________  

     

名称

数量

单价

型号规格

出厂编号

出厂日期

制造商

供货商

 

名称

   

型号

 

箱柜罩套

合格证

数量

1.外包装是否完好:                                                        

2.开箱后有关资料是否齐全:                                                

3.设备附件数量、规格型号是否与装箱单、订货要求相符:                      

4.设备及附件是否完好:                                                    

实物验收人签名

国资处:

             

     

1.是否在规定时间(一周内)验收:                                  

2.是否按说明书、操作手册的方法进行验收:                          

3.仪器设备性能指标是否符合合同规定:                              

4.仪器设备运行是否正常:                                          

   

验收结论

技术验收小组签名

 

 

设备使用人签字:             设备采购人签字:                        

备注: 1.仪器设备验收应遵照《仪器设备验收管理办法》执行。

2.五万元以上仪器设备(包括软件)须附验收报告。

3.仪器设备装箱单随同《验收单》交国资部门存档。

附表九            

物资设备采购施工竣工验收单

项目名称

项目单位

施工单位

项目负责人

序号

设备名称

规格型号

数量

安装部位

验收内容

设备及附件数量、规格型号是否与订货要求相符

设备、附件及资料是否完好

设备性能指标是否符合投标文件和合同规定

设备运行(使用)是否正常

施工质量及其它情况

验收结论及意见

验收签名

       

       

使用单位

国资

主管部门

财务处

建设单位

审计处

                          (一式四份)                        

附表十            

合 同 审 批 运 行 表

                                        编号:

项目名称

供货单位

总金额(单位:元)

会审部门

会审意见

签字盖章

日期

项目负责人

采购部门

使用部门

财务处

纪检部门

审计处

注:该标原件随合同原件存档,复印件同合同备份原件送审计处备案。