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关于印发《陕西艺术职业学院档案利用(借阅)制度》的通知

时间:2017-09-26   来源:   阅读:次   作者:

关于印发《陕西艺术职业学院档案利用(借阅)制度》的通知

陕艺职发〔2017〕49号

各处室、系部:

《陕西艺术职业学院档案利用(借阅)制度》经2017年9月25日党委会议讨论通过,现予印发,请遵照执行。

                                    陕西艺术职业学院

                                      2017年9月26日

陕西艺术职业学院档案利用(借阅)制度

一、档案室室藏档案利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等。档案室负责指导利用者查找、利用档案,解答有关问题。

二、我院工作人员因公查阅其所在部门业务范围内的档案,直接到档案室办理查阅手续;若需查阅非主管业务部门的档案,应经该业务主管部门的领导批准。

三、院内、外人员因私查阅档案室保存的相关档案,必须持本人合法的身份证明,如工作证、学生证、居民身份证等到档案室办理查档审查手续后,方可查阅。

四、凡调阅党委会、院务会、院长办公会议纪录以及学院重要活动的会议记录,应有调阅人所在部门负责人签署意见的书面申请并加盖部门公章,报请党委书记、院长批准后,限定性地阅读有关内容。查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案,应由调阅人持部门负责人签字,经院长办公室主任审批后,方可查阅。

五、凡调阅科研课题档案,课题组人员可持课题组负责人签署意见并加盖部门公章直接调阅。本院其他人员和外单位查阅时,须经课题组负责人签署意见,党政办公室主任签署同意后,方能查阅。

六、对所利用的档案需要抄录、复印、拍照、出具证明时,须党政办公室主任批准,所抄录、复制的材料必须忠于原件,并经档案工作人员核对无误加盖印章后方可使用。

七、室藏档案、资料严格控制外借。院内部门因特殊情况需外借档案、资料时,应向档案工作人员出具署有部门负责人签字的书面申请,经党政办公室主任批准后再办理借阅手续,用完及时归还。借阅期限一般不得超过一周,对确需续借者,应重新办理借阅手续。严禁借阅者将档案、资料转借他人或带到公共场所。凡逾期不归还者,处以300元罚款,每超期一周,罚款数额递增50元。

八、利用者查阅档案时不得吸烟;利用者必须爱护档案、资料,严禁污染、涂改、圈点、钩划、剪裁、拆散、抽页、调换、转借、带出阅览室;未经档案室工作人员同意,利用者之间不得擅自互换案卷阅览。阅、借档案造成丢失、损毁等损失的,视情节轻重,对个人处以200—1000元的罚款,对部门并处500—2000元的罚款。除罚款外,责令赔偿损失,情节严重的依据《中华人民共和国档案法》追究刑事责任。

九、利用者归还查、借阅的档案、资料时,必须由利用者和档案工作人员当面进行清点、检查,并履行注销手续。

十、凡向档案室捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案室将维护他们的合法利益。

十一、利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留档案室存查。