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关于印发《陕西艺术职业学院档案归档文件整理办法》的通知

时间:2017-09-26   来源:   阅读:次   作者:

陕艺职发〔2017〕51号

各处室、系部:

   《陕西艺术职业学院档案归档文件整理办法》经2017925日学院党委会议讨论通过,现予印发,请遵照执行。

                               陕西艺术职业学院

                                2017926

陕西艺术职业学院档案归档文件整理办法

一、归档文件的鉴定

就是甄别和判定归档文件的价值,即鉴定归档文件是否具有保存价值。(归档文件的价值鉴定是整个档案整理工作的首要环节。也应该是整个归档文件整理工作乃至档案管理工作的首要环节,只有通过必要的、准确的鉴定工作,将有价值的文件从大量文件中甄别、筛选出来,才能确保归档文件质量。)

(一)归档文件的鉴定方法

1.分析文件的内容

文件的内容就是文件的标志,是决定档案价值的一个重要方面。分析文件内容主要是看它的重要程度如何,也就是分析文件正文中所记叙和说明的事件、问题等要素是否具有查考利用价值。

2.分析文件的来源

文件来源包括两方面:一是文件的形成者,即立档单位。二是文件的责任者,本单位形成的文件材料应是保存的重点,突出“以我为主”,文件的价值应体现在产生和发出文件的地方。

3.分析文件的时间

文件的时间包括文件产生时间和文件内容所针对的时间。

4.分析文件的形式

文件的形式指文件的名称、文本和外形特点。一般来说,文件名称中的命令、决定、指示等比函件、简报、通知价值大。还有一些重要的照片、奖状、证书等实物,虽不具有文件的特征和效力,但都是在工作活动中产生,是珍贵的档案资料。

5.分析档案的利用数量

利用数量越大的档案,表明利用者对其需求程度越大,它的保存价值就越大。

(二)归档文件保管期限

1.永久保管档案的期限为51年以上

永久保管的划分原则:凡是反映机构主要职能和基本历史面貌的,对本单位建设和历史研究有长远利用价值的档案。比如:学院发布的组织机构设置、决定、批复等文件

2.长期保管档案的期限为1650

长期保管的划分原则,凡是反映本单位一般工作活动,在较长的时间内对本单位有查考利用价值的文件材料为长期保存。如:上级关于组织工作的指示、决定的文件

3.短期保管档案的期限为15年以下

短期保管的划分原则,凡是在短期内对本单位有参考利用价值的文件材料列为短期保存。如:教学实习、实习计划、总结等

可参照《陕西艺术职业学院档案归档范围和保管期限表》对照分析。是根据《高等学校档案实体分类法》制定的。

二、归档文件的装订

(一)归档文件的整理原则和整理单位

1.整理原则

归档文件整理原则:就是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。

2.整理单位

归档文件的整理单位是件,也就是说归档文件是以件(自然件,即单份文件 )为单位,进行文件级整理。

一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件(定稿过厚的,也可单独为一件);正文与附件为一件(附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件);文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的,应与文件同为一件;来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、报告与批示、函与复函等)可作为一件。报表、名册、图表等可按其本来的装订方式,一册(本)为一件。

(二)归档文件整理的质量要求和修整工作

归档文件应齐全完整,已破损文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施,超大纸张应按照标准折叠,文件修整应使用符合档案保护要求的材料并以最大限度保护文件的原貌。

(三)装订方法

1.对于短期档案和已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可以保持原貌,不再拆钉重装。

2.装订方式和用品应符合档案保护要求,对归档文件无损害,不影响档案的保存寿命。装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢钉(夹)、无酸纸封套等。

3.装订排序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;有文件处理单的,可放在文件之前作为首页。

4.装订位置:在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐,左侧装订时对齐左边下侧,左上角装订时对齐左边上侧。

三、归档文件的分类

就是将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。一般采用年度、机构、保管期限作为通用的分类方法。

(一)按年度分类,即根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。介绍几种年度分类常遇到的情况:1、对有多个时间特征的归档文件,分年度时,一般应以文件签发日期(落款日期)为准。2、几份文件为一件时,这份文件的日期按装订时排在前面的日期为准。3、跨年度文件统一归入办结年度。

(二)按机构分类,即根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。具体归类应注意以下几点:1、一般情况下,由哪个机构发文或承办的文件就归到哪个机构的类中。2、由几个机构共同处理的文件,归入主办机构。3、以上级机关发出的文件,应按照文件职能,归入有关机构类中。

(三)按保管期限分类,即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。就是永久、长期、短期三种期限分类。

可参照《陕西艺术职业学院档案归档范围和保管期限表》分类,是根据《高等学校档案实体分类法》制定的。

四、归档文件的排列

是在分类方案的最低一级类目内,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,按事由结合时间、重要程度等排列。

(一)事由可以是指一件具体的事,或是一个具体的问题,或一段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列,按文件形成的时间先后顺序,或按文件的重要程度排列。整理时选择按时间顺序还是按重要程度进行排列,可完全从利用方便出发,自行决定。

(二)不同事由内的归档文件排列,按不同事由办结时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列。一般是将主要职能活动形成的文件排在前面,其它工作形成的文件材料排在后面。

五、归档文件的编号

是将归档文件在全宗中的位置标识为符号,将每份归档文件的实际页码流水编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。

(一)盖归档章

1.在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章的位置要求在归档文件首页上端的空白处。若位置被领导批示或收文章占用,可将归档章盖在其它空白的位置,以文件的上端为宜。

2.填写归档章时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,可用碳素墨水、蓝黑墨水。

(二)编号

编号包括全宗号、年度、保管期限和件号。

1.全宗号,是档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。可将此项空留,等档案移交进馆给定全宗号再填。

2.年度,指文件的形成年度。填写此项时,采用公元纪年,以四位阿拉伯数字表示,如2012年,表示为2012

3.保管期限,可根据我院制定的档案保管期限划定。在整理归档文件时填写永久、长期、短期三种。

4.件号,即文件的排列顺序号。归档文件在分类、排列位置确定后,编制的排列顺序号为室编件号。

5.页数,即填写每一件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页,空白页不计。在文件右下角、左下角编制页码。

六、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件编制归档文件目录。

(一)归档文件目录的项目包括:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

1.件号,是指室编件号。

2.责任者,文件的发文机关或署名者。

3.文号,即发文字号,期刊、简报填写期刊、简报编号。

4.题名,即文件标题。

5.日期,即文件形成日期(落款日期)。

6.页数,即填写每一件归档文件的总页数。

7.备注,填写归档文件需要补充和说明的情况。

(二)归档文件目录的格式

归档文件目录用纸统一为国际标准A4型。目录一式两份,一份单独装订成册,一份装入档案盒。

归 档 文 件 目 录

   
   
     

件号

     

责任者

     

文号

     

题名

     

日期

     

页数

     

备注

七、归档文件的装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊、备考表。

(一)装盒要求

1.按件号先后顺序装入档案盒。

2.装盒时,按分类方法将不同类别档案装入不同的档案盒中,装盒应与分类法一致。

(二)  档案盒格式

档案盒脊的项目及填写:年度、保管期限、起止件号等必填。

(三)  备考表

备考表放在盒内所有文件之后,每盒必须放置。

备考表的填写:

1.盒内文件情况说明,填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件的收集齐全完整程度、是否字迹模糊、缺损等,整理完毕后是否修改、补充、移出、销毁等。

2.整理人,填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

3.检查人,填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

4.日期,填写归档文件整理完毕的日期。

八、填写档案移交目录

(一)档案移交目录包括:序号、文书处理号、案卷题名、起止日期、页数、期限、备注。

1.文书处理号:由年度+立档单位代字+件号组成。

例如:2014年教务处的第1份归档文件表示为:2014-JW-1

(二)档案移交目录格式

移交目录一式二份,双方履行签字手续,办理移交,并各执一份存查。

档 案 移 交 目 录

   
   
     

序号

     

文书

     

处理号

     

案卷题名

     

起止

     

日期

     

页数

     

期限

     

备注

移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求。凡不符合规定要求者,接收人有权拒绝接收,并限期改正补交。