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关于印发《陕西艺术职业学院档案管理办法》的通知

时间:2017-09-26   来源:   阅读:次   作者:

关于印发《陕西艺术职业学院档案管理办法》的通知

陕艺职发〔2017〕47号

各系部、处室:

《陕西艺术职业学院档案管理办法》经2017925日学院党委会议讨论通过,现予印发,请遵照执行。

                                                    陕西艺术职业学院

                                                     2017926

陕西艺术职业学院档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强我院档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《陕西省档案管理暂行办法》等有关法规,制定本办法。

第二条 学院档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。这些档案既是重要的信息资源和历史凭证,又是国家的宝贵财富,应由学院档案室集中管理。

第三条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此,必须实行统一管理,各部门要强化档案管理意识,加强对档案工作的领导和管理,纳入工作计划和规划,纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 档案部门必须严格执行国家有关法规和学院的保密制度,确保档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

第二章 档案管理体制与档案室工作职责

第五条 党政办公室下设档案室,党政办公室统一管理全院档案工作。由一位院领导分管档案工作。各部门应有一名负责人分管本部门档案工作,兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作。

第六条 档案室的工作职责

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。负责学院档案室规划、建设工作;

2.负责制定学院档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

3.负责接收、整理、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料,指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作;

4.开展档案的开放、利用和服务工作;

5.负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

6.负责建立健全学院档案工作网络,对全院专、兼职档案工作人员进行业务培训;

7.开展档案宣传工作和利用者教育活动;

8.参加档案业务协作、学术研究和交流活动;

9.完成领导及上级主管部门交办的其他工作。

第七条 学院各部门档案工作基本任务

1.按照档案室的有关规定做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作;

2.按照归档范围、要求,除有特殊规定外,每年六月底前归档上年度应归档的文件材料;

3.收集、积累资料,参与本部门教学、科研等专题编研工作;

4.兼职档案人员应努力学习档案专业知识,不断提高档案业务水平,遵纪守法,忠于职守,维护本部门档案的完整与安全。

第三章 文件材料的立卷、归档

第八条 各部门把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按《陕西艺术职业学院档案实体分类方案》要求。整理组卷后向档案室移交,档案室负责业务指导及档案的检查验收。

第九条 各部门文件材料的归档范围和保管期限,按《陕西艺术职业学院文件材料归档范围和保管期限》执行。

第十条 部门立卷归档必须分工明确,协同配合。全院性、综合性的材料由党政办公室负责立卷归档,其余由有关职能部门立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档,其他部门协办。

第十一条 归档时间和手续

1.党政、组织、教学、基建、财务、外事、招生、就业、物资类按自然年度归档的文件材料在次年六月底前归档;

2.教学年度归档的教学档案和学籍档案在学生毕业后的当年年底前归档;

3.科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两月内归档;

4.会计档案,从会计年度终了后的第一天算起,由会计机构暂管二年后归档;

5.接收档案必须履行移交手续,由立卷部门填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等,交接双方必须签名。

第十二条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。

第十三条 对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理,对个人向档案室捐赠档案的,学院予以奖励。

第四章档案的管理、利用

第十四条 档案室对保存的全部档案,要进行科学的分类、编号和排列上架,并进行必要的数字化工作,逐步事项档案的现代化管理。分类方法按《陕西艺术职业学院档案实体分类方案》执行。

第十五条 严格执行档案室安全制度,确保档案安全;不断研究和改进档案保护技术,对破损和字迹褪色的档案,要及时修复或复制,最大限度地延长档案的寿命。

第十六条 档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十七条 档案室应建立档案统计制度,对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计。

第十八条 学院档案机构是学院出具档案证明的唯一机构。加盖学院档案材料证明专用章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第十九条 档案室要积极开展档案的利用工作,制定档案借阅制度,设立阅览室,积极主动地为利用者提供方便。

第二十条 档案室人员要熟悉业务,主动提供利用档案资料,当好领导和有关部门的助手和参谋。档案室人员应热情、周到、细心、耐心地提供服务。要发挥档案的功能,提高其社会效益和经济效益。

第五章 经费和设备

第二十一条 学院将根据档案事业发展的需要划拨经费,其经费要单独立项,列入学院预算。

第二十二条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房,做到库房、阅档室、办公室分开,逐步达到防火、防潮、防晒、防虫、防盗等要求,以保证档案的安全。

第二十三条 学院有计划地为档案室配备必要的设备,不断完善档案管理现代化,逐步落实档案保护措施。

第六章考核、奖励与处罚

第二十四条 建立档案工作考评制度。考评工作在主管院长领导下由党政办公室负责实施。

第二十五条 对考核优秀或有下列事迹之一的给予奖励:

1.文件收集齐全完整,整理符合要求并按时向档案室移交归档者;

2.在档案的收集、整理、保护和提供利用方面做出显著成绩的;

3.在档案现代化管理方面做出显著成绩的;

4.在档案学术研究方面做出重要贡献的;

5.向学院捐赠重要或珍贵档案的。

第二十六有下列行为之一的,按照《中华人民共和国档案法》及监察部、人社部、国家档案局联合制定《档案管理违法违纪行为处分规定》给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除处分或经济制裁,触犯刑律的,依法移交司法部门处理。

1.违反国家规定出卖、转让、交换、赠送档案或损毁、丢失档案者;

2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案者;

3.涂改伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料者;

4.拒绝向档案机构移交应归档的文件资料,不按规定归档或者不按期移交档案的;

5.由于领导对档案工作不重视,或工作人员玩忽职守,明知档案面临危险而不采取措施,造成档案损失者;

6.其他违反法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第七章附则

第二十七条 本办法自发布之日起实行,本办法公布前本院各种档案工作规定、办法、与本办法相抵触的,以本办法为准。

第二十八条 本办法由档案室负责解释。