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关于印发《陕西艺术职业学院经济合同管理办法》的通知

时间:2016-12-29   来源:   阅读:次   作者:

陕艺职发〔2016〕77号

各处室、系部:

《陕西艺术职业学院经济合同管理办法》已经学院党委会讨论通过,现印发你们,请认真贯彻执行。

特此通知。

陕西艺术职业学院

2016年12月29日

陕西艺术职业学院经济合同管理办法

第一章 总 则

第一条  为规范学院的经济行为,维护学院合法权益,促进学院各项事业健康发展,依据《中华人民共和国民法通则》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》及有关法律规定,结合学院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称经济合同(以下简称“合同”),是指为了实现一定的经济目的,以学院名义(各部门)与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同和协议。具体包括但不限于合作办学、科研、基本建设、维修改造、勘察设计、监理、审计、物业管理、物资设备采购、对外投资、资产租赁、准入经营、无形资产的有偿使用等。人员聘用合同按照相关规定执行。

第三条  订立合同必须遵守国家法律、法规和本办法,遵循诚实、信用、平等互利、协商一致的原则。

第四条  签订、履行、解除合同,应最大限度维护学院合法权益。承办部门和相关人员应保守商业秘密,不得以任何形式损害学院利益。

第二章 合同管理相应部门的职责

第五条  学院合同管理涉及的部门包括合同归口管理部门、合同申请(经办)部门、招标采购部门、财务部门、审计部门、资产管理部门和监察部门、法律顾问等。在合同管理中各业务部门应各尽其职,各尽其责,相互制衡,密切联系。

第六条  合同归口管理部门的职责

党政办公室是学院合同管理的归口部门,统一管理学院的合同工作。其主要职责是:

(一)负责拟定、修订合同管理制度;

(二)对合同订立、变更及解除进行审查把关;

(三)负责学院各部门的各类合同执行情况的监督检查;

(四)负责学院合同专用章的管理;

(五)负责学院合同台账、合同档案的建立和管理;

(六)协调学院内部和外部合同关系,指导经办部门对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼;

(七)合同管理中需要解决的其他问题。

第七条  合同申请(经办) 部门的职责

合同申请(经办) 部门负责本部门合同的订立和管理工作,实行“谁订立,谁负责”和“谁主管,谁负责”,主要职责为:

(一)负责根据经济业务的情况及学院的制度要求,发起合同业务;组织本部门职责分工范围内的合同谈判,拟定合同条款;

(二)全面准确地填写合同条款,组织进行合同评审,办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续;

(三)负责合同履行跟踪,追踪合同标的内外质量,收集使用部门意见;

(四)负责合同变更、解除及纠纷的处理;

(五)及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更等资料,及时反映合同履行中出现的法律问题;

(六)安排专人负责合同管理工作,及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作,建立本部门合同台账;

(七)负责向合同归口管理部门、法律顾问等部门提供所需信息;

(八)对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等负责。

第八条  合同采购管理部门的职责

合同采购管理部门是合同的具体执行部门,其主要职责是:

(一)负责审核合同项目的可行性,审核合同的相应条款;

(二)负责建立采购与付款的内部管理制度;审核各种采购业务、按合同规定及时发出支付指令;

(三)合理组织执行合同,发现问题及时汇报并提出解决方案;

(四)及时组织协调合同执行结果的验收,并交付使用部门;

(五)协助妥善办理合同的变更或解除事宜,并报合同管理部门和有关领导审查、批准;

(六)参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼,负责提供有关的一切资科;

(七) 协助合同管理中需要解决的其他问题。

第九条  财务管理部门是合同管理监督部门,主要职责是:

(一)负责合同收付款条件的审核,负责依据合同办理收付款;

(二)负责审查和监督合同的订立和履行情况,注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关;

(三)负责发票的审查、签收、签发及账务处理;

(四)核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致;合同发票的审批程序是否符合规定,程序不完备的,拒绝付款;

(五)审查经济类合同条款是否符合学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

第十条  审计部门是负责各类合同的合规性和合法性的审核;负责合同执行过程的监督;参与重要和重大合同的谈判;对重大合同审查或评审,并签署审查或评审意见;负责重要和重大合同的审计工作。

第十一条  资产管理部门是负责合同执行结果的验收及资产登记;负责对购进仪器设备、材料物资等进行验收,并出具验收报告;对验收合格的仪器设各、材料物资等办理入库手续。

第十二条  监察部门是负责审查各类合同文本格式是否符合审计规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等,对相应风险进行提示并出具审核意见书。

第十三条  法律顾问是负责各类合同内容和条款的合法性进行法律审查,对合同的法律风险进行提示,出具法律意见书。协调处理合同纠纷。

第三章  合同的签订程序

第十四条   依据合同的性质和内容,分为重大合同和一般合同,按照不同流程进行分级审批管理。

学院重大合同主要包括:

(一)以学院资产联合经营的合同;

(二)涉及学院无形资产的合同;

(三)涉及学院形象、名誉的合同;

(四)涉外、涉港澳台的合同;

(五)投资、融资(贷款)合同;

(六)标的金额在10万元以上的合同;

(七)学院认为应该按重大合同管理的其他合同。

重大合同以外的合同为一般合同。

第十五条  符合政府采购和招标投标条件的基建、采购、维修保养等合同,还应当遵守《中华人民共和国招标投标法》《陕西省招标投标条例》等相关法律规定,依据《陕西艺术职业学院招标投标管理办法》规定的程序进行管理。

第十六条  学院对外发生经济业务行为,除即时结清方式或按规定可不签订合同外,标的金额在3万元以上的经济活动,都应当订立书面合同,明确双方权利和义务。

第十七条 学院任何部门及个人一律不准用学院资产对外提供经济合同担保,未经上级部门批准不得签订投资合同和借贷合同。涉及学院土地及资产出租等事宜的经济合同必须经学院院务会或党委会议审议通过,并根据规定,上报上级主管财政部门审批。

第十八条  订立合同时,条款应当齐备,内容应当明确、完整。形式符合法律、法规要求。国家或行业有明确规定的文本范式的,应当延用标准格式起草合同文本。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体,避免歧义。合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)、住所、联系方法,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利与义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法等。

第十九条  合同订立实行授权负责制,谁签订谁负责。合同在签订前,合同申请(经办)部门必须做好调查研究和充分论证,合同签订要按照上级和学院的有关规定,详细列明合同条款,明确合同双方的权利、义务及违约责任,依法维护学院的名誉和经济利益。

第二十条  承办(经办)部门具体负责合同的起草工作。合同文本由对方提供时,承办部门应负责审查、修订。

第二十一条  审批程序如下:

(一)一般合同经承办部门负责人确认后,由相关部门审核,业务分管院领导签署意见,报请院长签署合同或由院长授权专人签署合同,加盖学院合同专用章;

(二)重大合同经承办部门负责人确认后,由相关部门和学

院法律顾问审核,经业务分管院领导签署意见,报请院长签署合

同或由院长授权专人签署合同,加盖学院合同专用章;

(三)相关部门应在5个工作日内完成会签。

第二十二条  合同订立前,合同申请(经办) 部门应当组织对合同对方主体资质、委托代理权、经营范围、经济实力、社会信用等进行业务性审查,对对方的资信状况和履约能力进行审查。不得签订标的金额大于对方注册资本的经济合同。

第二十三条  重大经济合同审计部门审查后,出具书面审查意见书,对存在的问题进行分析,对风险做出判断,并视情况提出防范或降低风险的对策。

法律顾问对合同文本的严谨性、合法性进行审核,出具书面审查意见书。

第二十四条  合同报审时,承办部门须向审查部门报送以下相关材料:

(一)《陕西艺术职业学院合同审签单》(附件1);

(二)招标文件、投标文件、中标通知书或谈判纪要等材料;

(三)合同双方主要权利义务说明及合同履行中需要履行的

重要节点、需要注意的主要问题;

(四)其他需要提交的材料。

第二十五条  合同签署的权限  合同所涉及的事项属于年初部门预算之内的,由法定代表人亲笔签订或委托分管业务的院领导签订。合同所涉及的事项属于年初部门预算之外的,要从严控制,并由法定代表人亲笔签订。

严禁将同一经济业务的合同“拆解分散”,规避采购程序,越权签订合同。

第二十六条  凡以学院名义与外单位订立的合同,必须经学院法定代表人亲自签署或明确权限委托签订。未经学院法定代表人明确委托而以学院名义签订合同的,视为侵权行为,学院将迫究其侵权行为的法律责任,由此造成经济损失和其他后果,由签订人自负。

第四章  合同印章的管理

第二十七条  学院刻制“陕西艺术职业学院合同专用章”,由学院合同管理部门指定专人负责保管,严格按规定使用印章,并建立用印登记备查制度。

第二十八条 凡学院对外签订的合同必须加盖“陕西艺术职业学院合同专用章”。主要包括但不限于:委托设计合同、建筑安装合同、修缮合同、设备采购合同、物资及材料采购合同、技术成果转让合同、贷款合同、承包及租赁合同、各种服务协议书等。

未按本办法规定加盖“陕西艺术职业学院合同专用章” 的对外合同均为无效合同。

第二十九条  合同专用章印章使用的审批

(一)由订立合同的申请或经办部门按要求填写学院统一制式的“学院合同专用章印章用印审批单”;

(二)用印审批单由签订合同的申请人和经办部门负责人签字,经相关职能部门负责人审核后报分管业务的院领导或院长审批。

第三十条  发生特殊情况,须外带合同专用章的,须经法定代表人批准,并按规定办理登记手续。合同专用章如遗失或被盗,除应立即通知有关部门外,应登报挂失。

第五章  合同的履行与监督

第三十一条  合同依法签订后,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则,严格执行所规定的权利义务,确保合同实际、全面地履行。

第三十二条  合同实行合同履约责任制,部门及学院的法定代表人是合同履约的第一责任人,第一责任人对合同的全面、正确履行负责。如出现不能履行或不能完全履行时,应采取紧急措施减少损失。

第三十三条 合同订立后,应当建立合同履行监督审查制度。各签约部门、签约人、经办人应适时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。可能发生的违约风险或违约行为,要采取有效措施将不利影响降到最低。执行合同相关的职能部门有责任对合同的履行情况进行跟踪监督,并向分管业务的院领导报告。

第三十四条  资产管理部门应按照合同约定对标的物的数量、质量等进行验收,对不符合合同约定的,应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议,并督促合同对方继续履行。

第三十五条  对于学院为付款方的合同,支付合同价款时,须经学院领导审批签字。未经学院领导签字审批的,财务管理部门应不予付款。支付最后一笔合同款项时,采购管理部门应填写合同履行终结报告,送合同管理部门终止合同。

第三十六条  在合同履行过程中,合同条款确需变更的,应由合同承办单位按照合同订立的程序进行审核和审批。

变更合同条款或签订补充协议(合同)、解除合同必须说明理由,变更合同需说明变更条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。变更合同条款、签订补充协议、解除合同应以书面方式进行。

第三十七条  合同履行过程中的备忘录、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、传真、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,承办部门应及时妥善收集、整理、保存上述资料。备忘录、会议纪要等涉及变更、解除合同全部或部分条款的,按照本办法第二十八条执行。

第三十八条  合同相对人有违反约定履行合同行为的,承办部门应当以书面形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向主管院领导汇报,以防止损失扩大。

通知应按照合同约定的联系方法送达并保存送达的证据。

第三十九条  承办部门办理资金结算手续需提供相关资料(合同、验收报告、发票、付款通知单等)。对具有下列情形之一的业务,财务部门不得办理:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)其它不符合国家和学院财务管理规定的。

第四十条  合同是否履行完毕,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第四十一条  合同报送法定代表人或授权代表批准时,必须将审查意见书作为附件一并报送,根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明,申请 (经办) 部门合同存档时也应将审计部门意见书、法律意见书一并存档。

第六章 合同的变更、终止与纠纷处理

第四十二条  合同申请(经办) 部门提出变更、终止或解除合同的,应送分管业务院领导和法定代表人审批后,按规定的程序办理;对方提出变更、终止或解除合同建议的,学院应在接到对方书面通知后,及时汇报并听取分管业务院领导和法定代表人的意见,并按法律规定或约定的期限予以明确答复。

第四十三条 变更、解除经济合同以及对质量、数量等提出异议的,必须采用书面形成。

第四十四条 合同履行中如发现对方违约,合同申请或经办部门应会同采购管理部门等按法律规定及时交涉处理,追究对方违约责任。

第四十五条  合同发生纠纷时,承办部门负责从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出处理意见,经学院院领导审批,及时与对方协商解决,避免给学院利益造成损失。

第四十六条  合同纠纷的提出,应及时与对方当事人协商处理纠纷的时间,注意不超过法律规定的时效,并考虑有仲裁或起诉的足够时间。

第四十七条  合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应订立书面协议。由双方代表签字并加盖合同专用章。

第四十八条  对经协商仍无法解决的合同纠纷,须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,由承办部门研究确定具体方案,经法定代表人同意后负责该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第四十九条 合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关部门,并将有关资料汇总,统一交合同管理部门归档,以备查考。

第七章  合同登记与归档管理

第五十条 学院合同管理部门要加强合同登记管理,充分利用信息化手段,建立合同文本统一分类和连续编号制度,定期对合同进行统计、分类和归档,合同终结及时办理销号和归档手续。认真做好经济合同管理和基础工作。具体如下:一)建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。

(二)建立合同管理台账。合同管理部门应根据合同的不同种类,建立合同的分类台账和总台账。每个部门必须设一个总台账。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等,做到准确、及时、完整。

第五十一条 合同订立后,应尽快完善合同登记手续。学院各部门订立的合同,正本由合同管理部门保管,其副本由各部门保管。

第五十二条 建立合同查阅管理制度。合同归档后,各部门查询和借阅时必须履行审批登记手续,借阅合同要及时返还。

第五十三条  学院签订的合同涉及商业机密的,要严格管理,防止泄密。

第五十四条  合同管理部门对学院所属各部门的合同管理情况进行定期和不定期的检查,对合同履行情况进行监督和分析评估。

第八章 责任追究

第五十五条  有下列情形之一,未给学院造成损失的,对直接责任人和负有领导责任的负责人进行批评教育;给学院造成损失的,应由直接责任人和负有领导责任的负责人承担相应的责任,并根据情节轻重追究其他责任。

(一)违反程序和规定对外签订合同的;

(二)超越学院委托权限签订合同的;

(三)应签订书面合同但未签订的;

(四)合同承办部门及相关部门未按本办法的规定履行职责的;

(五)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(六)处理合同纠纷过程中消极应对或不及时提供必要支持的。

第五十六条  未经授权,擅自以学院名义签订合同的单位或者个人,应对该合同造成的不利后果承担全部责任。同时,学院将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政和经济责任。

第五十七条  在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学院利益的,将视其情节,学院依据有关规定迫究责任人的行政和经济责任。对违反国家法律法规及本办法规定构成犯罪的,移交司法机关处理。

第五十八条  违反保密义务,对学院造成损害的,应承担相应责任。

第九章 附 则

第五十九条  本办法由党政办公室负责解释。

第六十条  本办法自印发之日起施行

附件:1.陕西艺术职业学院合同审签单(1-2)

2.陕西艺术职业学院合同签订授权委托书

3. 陕西艺术职业学院合同用印审批表

4. 陕西艺术职业学院合同归档登记表

5. 陕西艺术职业学院合同档案借阅登记表


附件1-1

陕西艺术职业学院合同审签单(一般合同)                                    

填报时间:   年   月    日

项目名称

合同编号

经办部门

承办人

合同类别

□购销买卖   □资产出租出借     □合作办学 □工程建设    □修缮  □其他

合同预签日期

签约单位

甲方

乙方

合同 内 容 概

合同文本

资料来源

□中标通知书 □招标文件 □投标文件 □已标价清单 □承诺函 □会议纪要

合同价款

计价方式

□总价 □单价

技术参数

工期/供货期

付款方式

保修约定

会签 栏

使用单位:

日期:    年    月    日

1、此审签单与合同原件一并归档。

2、承办单位、财务部门、审计部门、招标管理部门根据各自职责权限审核、签名并明确意见。

3、各审签单位应在5 个工作日内会签完毕。业务主管部门应在2 个工作日。

承办单位:

日期:    年    月          日

财务部门:

        日期:    年     月     日

审计部门:

日期:          年    月    日

招标(采购)部门:

日期:   年     月           日

业务主管院领导:

日期:   年    月    日

合同主管院领导:

日期:   年    月    日

附件1-2

陕西艺术职业学院合同审签单(重大合同)

填报时间:    年    月    日

项目名称

合同编号

经办部门

承办人

合同类别

□购销买卖 □资产出租出借 □合作办学 □基建修缮 □其他

合同预签日期

签约单位

甲方

乙方

合同 内 容 概

合同文本

资料来源

□中标通知书 □招标文件 □投标文件 □已标价清单 □承诺函 □会议纪要

合同价款

计价方式

□总价 □单价

技术参数

工期/供货期

付款方式

保修约定

会签 栏

使用单位:

日期:    年    月    日

承办单位:

日期:    年    月    日

1、此审签单与合同原件一并归档。

2、承办单位、财务部门、审计部门、招标管理部门根据各自职责权限审核、签名并明确意见。

3、各审签单位应在5 个工作日内会签完毕。业务主管部门应在2 个工作日。

财务部门:

日期:    年    月          日

招标(采购)部门:

        日期:    年     月     日

审计部门:

日期:          年    月    日

监察部门:

日期:   年     月           日

法律顾问:

日期:   年    月    日

业务主管院领导:

日期:   年    月    日

合同主管院领导:

日期:   年    月    日

附件2

授权委托书

兹授权       同志(身份证号:                 )代表

我院法定代表人与签订                         合同。

授权期限:   年   月   日起至    年   月    日

授权单位:陕西艺术职业学院

法定代表人:

签发日期   年   月   日

附件3

陕西艺术职业学院合同用印审批表

合同名称

签订单位

甲方

乙方

经办部门意见

                         年   月   日

审计部门

年         月   日

合同管理部门

年         月   日

分管业务院领导

年         月   日

院长

年         月   日

附件4

陕西艺术职业学院合同归档登记表

合同分类:

序号

合同名称

编号

承办部门

合同主要内容

标的金额

归档日期

经办人

附件5

陕西艺术职业学院合同档案借阅登记表

日期

合同名称

编号

查(借)阅部门

经办人

查(借)阅事由

归档日期

备注